Siunčiant svarbų el. laišką ir laukdami atsakymo, kuris niekaip neateina, problema gali slypėti ne turinyje, o pačiame laiško užbaigime. Naujausi tyrimai rodo, kad tinkamai parinkta pabaigos frazė gali žymiai padidinti gavėjo norą atsakyti. Net nedidelis žodžių pakeitimas gali turėti didelės įtakos komunikacijos sėkmei.
El. laiško pabaigos svarba – ką rodo tyrimai?
Populiarus el. pašto valdymo įrankis „Boomerang“ išanalizavo daugiau nei 350 tūkstančių el. laiškų grandinių, siekdamas nustatyti, kurios pabaigos frazės dažniausiai skatina gavėjus atsakyti. Rezultatai nustebino – tradiciniai užbaigimai, tokie kaip „Pagarbiai“ ar „Su pagarba“, nebuvo tarp efektyviausių. Aukščiausią atsakymo rodiklį turėjo frazės, išreiškiančios dėkingumą.
Remiantis tyrimu, vidutinis atsakymo procentas siekia apie 47,5 %, tačiau tinkamai parinkta pabaigos frazė gali šį skaičių padidinti net keliolika procentinių punktų. Tai ypač svarbu verslo, personalo atrankos ar klientų aptarnavimo srityse, kur greita ir efektyvi komunikacija lemia sėkmę.
Efektyviausios pabaigos frazės el. laiškuose
Jei norite, kad jūsų laiškas sulauktų atsakymo, verta naudoti šias tris frazes:
- „Iš anksto dėkoju“ – atsakymo rodiklis apie 65,7 %;
- „Ačiū“ – apie 63 % atsakymų;
- „Dėkoju Jums“ arba „Dėkoju Tau“ – apie 57,9 % atsakymų.
Priešingai, jei el. laiškas baigiamas be jokios mandagumo frazės arba naudojami neutralesni, standartiniai užbaigimai, atsakymų procentas ženkliai sumažėja. Tai rodo, kad dėkingumo išraiška sukuria gavėjui jausmą, jog jo pagalba yra vertinama ir reikalinga, o tai skatina natūralų norą atsakyti.
Kaip rašyti oficialius el. laiškus ir ko vengti?
Nors draugiškas ir dėkingas tonas dažnai veikia geriausiai, ne visada jis tinkamas. Pirmasis verslo kontaktas, oficialūs laiškai į valstybinę instituciją ar darbo pasiūlymų atsakymai reikalauja formalesnio tono. Tokiais atvejais „Pagarbiai“ išlieka saugiu ir priimtinu pasirinkimu.
Be to, reikėtų vengti trumpinių, tokių kaip „Pzdr.“, kurie verslo komunikacijoje gali atrodyti neprofesionaliai ir rodyti skubėjimą ar nepakankamą dėmesį. Taip pat svarbu laikytis techninių taisyklių: po mandagumo frazės nerašyti kablelio, o vardą ir pavardę rašyti naujoje eilutėje žemiau užbaigimo.
Galiausiai verta atsisakyti pasenusių ir šiandien jau atgyvenusių frazių, kurios gali skambėti dirbtinai ar netinkamai. Tinkamai parinkta el. laiško pabaiga ne tik pagerina komunikacijos efektyvumą, bet ir kuria geresnį įspūdį apie jus kaip profesionalą.
